Cuando se pregunta a un responsable de flota cuánto le cuesta un siniestro, suele contestar con la franquicia o con la prima. Son las partidas visibles. Las que más pesan no aparecen en ninguna factura, y todas dependen de lo mismo: de cómo se hizo el parte en el minuto cero.
Primera partida: la inmovilización
Un vehículo de flota parado no repara solo el golpe. Deja de repartir, de prestar servicio, de facturar. El coste diario es el de un vehículo de sustitución o el de la ruta que no se hace, y se paga desde el accidente hasta que el vehículo vuelve a operar.
Ese plazo no lo marca el taller. Lo marcan los días que pasan hasta que alguien tiene información suficiente para decidir: que el parte llegue, que la aseguradora lo acepte, que se asigne perito, que el perito pase, que se autorice la reparación. Cada dato que falta en el parte añade una vuelta. Un parte sin fotografías obliga a que alguien vaya a verlo. Un parte sin la firma del contrario abre una discusión de responsabilidad que retrasa la autorización. Un parte hecho tres días después empieza tres días tarde.
La inmovilización es la partida más grande y la que menos aparece. Y es casi enteramente un problema de tiempo hasta el aviso y de calidad del aviso.
Segunda partida: la gestión
Cada parte incompleto genera trabajo en la flota, en la correduría y en la aseguradora: llamadas al conductor, requerimientos, reenvíos, versiones. Es tiempo de gestores que ya tienen otras cosas que hacer, y en flotas con frecuencia siniestral alta, como el reparto urbano, es un trabajo diario.
Cuando el parte nace completo, con las dos versiones, las fotografías con fecha y hora y la referencia con la que todos hablan del mismo expediente, gran parte de esa gestión desaparece. No porque alguien la haga más rápido, sino porque no hay nada que reconstruir.
Tercera partida: la reputación
En flotas de servicio o de reparto, el vehículo lleva la marca de la empresa. Un siniestro mal gestionado con un tercero, un particular que no recibe noticias, una reclamación que se alarga, es un problema de imagen además de operativo. Un parte bilateral firmado en el lugar, con fotografías y con el aviso a la aseguradora en minutos, es la mejor versión posible de la empresa en un mal momento.
Cuarta partida: la siniestralidad
La flota negocia su seguro con datos de la compañía, porque no tiene los suyos. Sabe cuántos siniestros hubo, pero no cuántos se avisaron a tiempo, cuántos tenían fotografías, cuántos fueron contra elementos fijos, en qué vehículos y con qué conductores. Sin eso, la conversación sobre la prima se hace a ciegas.
Cuando cada parte genera un expediente con datos estructurados, la flota tiene por primera vez su propia siniestralidad: por vehículo, por conductor, por delegación, por tipo de siniestro. Y una conversación distinta con la correduría y con la compañía.
Qué se puede medir desde el primer mes
Tres indicadores bastan para saber si el parte se está haciendo bien:
- Tiempo desde el accidente hasta el aviso a la flota y a la aseguradora.
- Porcentaje de partes con fotografías y firma de la contraparte.
- Porcentaje de expedientes con documentación pendiente a los treinta días.
Los tres son datos que un expediente bien diseñado registra solo, sin que nadie tenga que rellenar una hoja.
Por dónde empezar
Por el minuto cero. Antes de cambiar de taller, de aseguradora o de correduría, conviene cambiar lo que llega de cada siniestro. Un identificador en cada vehículo, un parte que se completa en el navegador del móvil sin instalar nada y un expediente que se reparte solo a quien tiene que actuar. Es lo que hace Acciparte, y está descrito con detalle en la página de flotas de empresa.