Digitalizar a declaração de acidente não é digitalizar o papel nem pedir ao condutor que envie uma foto do formulário por mensagem. É conseguir que a declaração nasça completa, no local do sinistro, com os dados do veículo já carregados e com destinatários decididos de antemão. Este guia explica as três formas de o fazer, o que as distingue e os cinco passos que segue uma frota que o faz bem.
O que significa digitalizar a declaração
Uma declaração digitalizada cumpre quatro condições. Preenche-se no momento e no local, não de memória no dia seguinte. Leva os dados do veículo, da apólice e da seguradora sem que o condutor tenha de os conhecer. Recolhe a assinatura da contraparte e as fotografias com data e hora. E chega à frota, ao corretor e à seguradora em minutos, num formato que cada um pode usar.
Se faltar uma das quatro, a frota continua a reconstruir o sinistro por telefone. A diferença entre um projeto que se usa e outro que se abandona raramente está na tecnologia: está no que se pede ao condutor.
Três formas de o fazer
| Critério | Papel ou foto do papel | App de sinistros | Declaração no navegador com QR |
|---|---|---|---|
| Instalação no telemóvel do condutor | Nenhuma | Obrigatória, antes do sinistro | Nenhuma |
| Identificação do veículo e da apólice | O condutor escreve-a, se a souber | A app tem-na se o condutor iniciou sessão antes | Pré-carregada pela empresa ao ler o QR do veículo |
| Momento da captura | Horas ou dias depois | No local, se a app estiver instalada | No local |
| Assinatura da contraparte | No papel, se houver caneta e calma | Só se a contraparte também tiver a app | No telemóvel da contraparte, sem instalar nada |
| Distribuição a frota, corretor e seguradora | Um a um, por email ou telefone | Conforme o que a app tiver integrado | Automática aos destinatários configurados pela empresa |
| Rastreabilidade | Nenhuma | Dentro da app | Referência única e registo de acessos |
| Condutores que rodam | Igualmente mal | Cada condutor novo tem de instalar e ativar | O QR está no veículo, não na pessoa |
As três opções produzem o mesmo documento oficial. O que muda é quantas declarações chegam completas, quanto demora cada uma e quanto trabalho sobra para o responsável de frota.
Cinco passos para o fazer
- Registo da empresa e carregamento da frota. Carregam-se as matrículas com a sua apólice, seguradora, corretor e responsável de cada delegação. É um trabalho de uma vez e é o que transforma o condutor em alguém que só descreve, fotografa e assina.
- Identificadores nos veículos. Cada veículo recebe o seu código QR, físico ou digital. O identificador vai com o veículo, não com o condutor, e por isso sobrevive à rotação de pessoal.
- Destinatários por defeito. Antes do primeiro sinistro a frota decide quem recebe o quê: o corretor, a seguradora, a oficina de referência, o responsável da delegação. Mudar depois é questão de minutos.
- Comunicação aos condutores numa página. Uma folha com três instruções: leia o QR, siga os passos, assine. Sem formação presencial. O que precisa de explicação não se usa às onze da noite numa berma.
- Revisão aos trinta dias com as primeiras declarações. Olham-se os primeiros processos reais, ajustam-se destinatários e textos e corrige-se o que os condutores não perceberam. A partir daí o processo é rotina.
Erros habituais
- Pedir ao condutor que instale algo antes de ter um acidente. A maioria não o faz, e quem o fez mudou de telemóvel quando precisa.
- Carregar a frota a meio. Um veículo sem apólice associada produz uma declaração com lacunas, que é exatamente o que se queria evitar.
- Deixar os destinatários para depois. A primeira declaração chega a uma só pessoa e volta o reencaminhamento por email.
- Medir a adoção por instalações e não por declarações completas. O que importa é quantos sinistros chegam com fotografias, assinatura e referência.
- Tratar o projeto como um projeto de tecnologia. É um projeto de processo: o que chega, a quem e quando.
O que medir aos três meses
Quatro indicadores bastam para saber se a digitalização funciona. O tempo entre o sinistro e o primeiro aviso à frota, que deveria passar de dias a minutos. A percentagem de declarações completas à primeira, sem chamada de correção. A percentagem de declarações com assinatura da contraparte. E os dias de veículo parado atribuíveis à gestão, não à reparação. Os quatro saem do próprio processo, sem inquéritos.
Perguntas frequentes
É preciso que o condutor instale uma aplicação? Não, se a declaração se preencher no navegador do telemóvel ao ler o QR do veículo. O condutor identifica-se com as credenciais que a empresa lhe dá e não descarrega nada.
E os veículos conduzidos por pessoas diferentes todos os dias? O identificador vai no veículo. Quem o conduzir nesse dia lê o mesmo código e a declaração sai com os mesmos dados pré-carregados.
A declaração digital é a oficial? Sim. É a declaração amigável de modelo europeu, com circunstâncias, esquema, fotografias e assinatura das duas partes, entregue em PDF às seguradoras envolvidas.
Quanto tempo demora a implementação? Semanas, não meses. O registo faz-se de uma vez e o calendário é marcado pela entrega dos identificadores aos veículos.
Se gere uma frota, a página de frotas explica a implementação e como funciona a Acciparte percorre o produto do princípio ao fim.